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 La Unidad de Trámite documentario y archivo, está a cargo de un Personal calificado, depende funcional y jerárquicamente de la Sub Gerencia de Secretaría General.

Son funciones de la Unidad de Trámite Documentario:

a)       Planificar, organizar, dirigir y controlar los diversos documentos administrativos que se ingresan y salen de la Municipalidad.
b)       Organizar y controlar reglamentariamente los diversos documentos y expedientes que ingresan y salen de la Municipalidad.
c)       Distribuir oportunamente los documentos, tanto interna como externamente, de acuerdo a normas establecidas.
d)       Controlar el flujo y situación de los documentos dentro de la Municipalidad, a fin de lograr su pronta ubicación y seguridad.
e)       Informar a los interesados sobre el estado de la tramitación de sus expedientes.
f)        Planificar, organizar, dirigir y controlar los diversos trámites y archivo de documentos de importancia para el Concejo y su administración.
g)       Organizar y controlar los mecanismos de archivo, consideradas en el Sistema Nacional.
h)       Efectuar la codificación del archivo central y archivar los expedientes que corresponden, previa clasificación de los mismos.
i)         Establecer técnicas y procedimientos de archivo, consideradas en el Sistema Nacional.
j)         Implementar un traspaso progresivo de microfilmación de archivos.
k)       Coordinar con todas las dependencias de la Municipalidad, para el envío de archivos.
l)         Realizar los estudios necesarios para contar con otras alternativas de administración de archivos.
m)     Coordinar con la Gerencia de Planificación y Presupuesto la sistematización de los procedimientos dentro de su área.
n)       Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Secretaría General.